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Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie Vialent personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Bewerberinnen und Bewerber, Ausbildungsinteressierte, Unternehmen oder sonstige Besucherinnen und Besucher unsere Website und unsere Vermittlungsleistungen nutzen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Vialent

Deutschland

E-Mail: kontakt@vialent.de

Telefon: +49 (0) 1528153697

Vollständige Angaben zur Rechtsform und Anschrift werden nach Abschluss der Firmengründung ergänzt.

2. Datenschutzbeauftragter

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Datenschutzanfragen richten Sie bitte an die oben genannte Kontaktadresse.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Wir verarbeiten nur die Daten, die für die Bereitstellung unserer Website, die KI-gestützte Prüfung und Vermittlung von Profilen, die Kontaktaufnahme und die Abwicklung unserer Leistungen erforderlich sind. Dazu können insbesondere gehören:

  • Stammdaten: Name, Vorname, Geburtsdatum, Nationalität, Geschlecht, gewünschte Anrede
  • Kontaktdaten: E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Land, bevorzugte Kommunikationskanäle
  • Bewerbungsdaten: Lebenslauf, Zeugnisse, Zertifikate, Ausbildungs- und Berufserfahrung, Sprachkenntnisse, gewünschte Ausbildungsberufe, gewünschte Regionen, Verfügbarkeit
  • Identitäts- und Reisedokumente: Reisepass, Passnummer, Ausstellungs- und Ablaufdatum, Visumsstatus, Aufenthaltsstatus, soweit für Vermittlung oder Vorbereitung erforderlich
  • Unternehmensdaten: Name des Unternehmens, Ansprechpartner, Position, geschäftliche Kontaktdaten, Anforderungen an Ausbildungsstellen, Vertrags- und Rechnungsdaten
  • Kommunikationsdaten: Nachrichten, Supportanfragen, Terminabsprachen, Gesprächsnotizen
  • Zahlungsdaten: Zahlungsstatus, Rechnungsdaten und transaktionsbezogene Informationen für kostenpflichtige Leistungen von Unternehmen oder freiwillige Zusatzleistungen
  • Technische Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Browsertyp, Betriebssystem, Referrer-URL, Seitenaufrufe, Geräteinformationen, Logfiles, Nutzungs- und Fehlerdaten
  • Einwilligungs- und Präferenzdaten: erteilte oder widerrufene Einwilligungen, Spracheinstellungen, Marketing- und Kommunikationspräferenzen

Besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 DSGVO werden von uns grundsätzlich nicht aktiv angefordert. Wenn solche Informationen ausnahmsweise in eingereichten Unterlagen enthalten sind, verarbeiten wir sie nur, soweit dies rechtlich zulässig ist, insbesondere auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung oder soweit die Verarbeitung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten insbesondere zu folgenden Zwecken:

  • Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Bewerberprofilen
  • KI-gestütztes Matching zwischen internationalen Ausbildungsbewerberinnen und -bewerbern und deutschen Unternehmen
  • Vorbereitung und Durchführung der Vermittlung von Ausbildungsplätzen oder sonstigen beruflichen Möglichkeiten
  • Kontaktaufnahme durch Vialent, Unternehmen oder autorisierte Partner im Rahmen des Matching- und Vermittlungsprozesses
  • Weiterleitung freigegebener Bewerbungsunterlagen an passende Unternehmen
  • Kommunikation, Terminvereinbarung, Support und Betreuung
  • Vertragsabschluss, Vertragsdurchführung, Abrechnung und Zahlungsabwicklung bei kostenpflichtigen Unternehmensleistungen oder freiwilligen Zusatzleistungen
  • Verbesserung, Sicherheit und Missbrauchsprävention unserer Website und digitalen Dienste
  • Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs-, Nachweis- und Mitwirkungspflichten

5. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt je nach Zweck auf folgenden Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Einwilligung, insbesondere für die freiwillige Übermittlung und Weitergabe von Bewerbungsunterlagen, die Kontaktaufnahme durch passende Unternehmen, bestimmte Analyse- oder Marketingmaßnahmen und freiwillige Zusatzleistungen
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, insbesondere bei Registrierung, Matching, Vermittlungsleistungen, Unternehmensverträgen und kostenpflichtigen Zusatzleistungen
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO: Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, insbesondere steuer-, handels- und buchhaltungsrechtlicher Pflichten
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Berechtigte Interessen, insbesondere an sicherem Betrieb, Fehleranalyse, Missbrauchsprävention, Dokumentation geschäftlicher Kommunikation und Verbesserung unseres Angebots
  • Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO: ausdrückliche Einwilligung, soweit ausnahmsweise besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden

Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

6. Weitergabe an Unternehmen und Partner

Bewerberdaten werden an Unternehmen nur übermittelt, soweit dies für das Matching und die Vermittlung erforderlich ist, die Bewerberin oder der Bewerber die Daten bereitgestellt oder freigegeben hat und eine passende Anfrage oder ein entsprechender Vermittlungszweck besteht. Unternehmen dürfen die erhaltenen Daten nur für den jeweiligen Bewerbungs- und Auswahlprozess verwenden.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, eine Einwilligung vorliegt, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder ein berechtigtes Interesse besteht, das die Rechte und Freiheiten der betroffenen Person nicht überwiegt.

7. Drittanbieter und Auftragsverarbeiter

Wir können externe Dienstleister einsetzen, die personenbezogene Daten in unserem Auftrag oder als eigenständige Verantwortliche verarbeiten. Dazu gehören insbesondere:

  • Hosting- und Infrastruktur-Anbieter: Wir setzen Hosting-Dienste ein, die technischen Betrieb und Datensicherheit gewährleisten. Details werden nach Abschluss der Firmengründung ergänzt.
  • Zahlungsdienstleister: Werden bei Bedarf eingesetzt; Details werden bei Aktivierung entsprechender Dienste ergänzt.
  • Analyse- und Fehlerdiagnose-Dienste: NanoCorp Analytics/PostHog-kompatible Analyse zur Erfassung von Seitenaufrufen, Interaktionen, technischen Fehlern und Core Web Vitals
  • Weitere Dienstleister: Details werden bei Aktivierung entsprechender Dienste ergänzt.

Soweit Dienstleister in unserem Auftrag handeln, schließen wir Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU/des EWR erfolgt nur, wenn ein Angemessenheitsbeschluss vorliegt oder geeignete Garantien, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, vereinbart wurden.

8. Hosting, Logfiles und Website-Betrieb

Beim Besuch unserer Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet, um die Website auszuliefern, Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten und Angriffe oder Fehlfunktionen zu erkennen. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene Seiten, übertragene Datenmenge, Browser- und Geräteinformationen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

9. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website kann technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien verwenden. Analyse- oder Marketingtechnologien werden nur eingesetzt, soweit sie rechtlich zulässig sind und, falls erforderlich, eine Einwilligung eingeholt wurde. Details zu konkreten Tools werden in dieser Datenschutzerklärung ergänzt, sobald weitere Anbieter eingesetzt werden.

10. KI-gestütztes Matching

Vialent kann automatisierte Verfahren und KI-gestützte Auswertungen einsetzen, um Qualifikationen, Sprachkenntnisse, Präferenzen und Unternehmensanforderungen zu strukturieren und passende Vorschläge zu erstellen. Das Matching dient der Vorbereitung menschlicher Kontaktaufnahme und Vermittlung. Es besteht kein Anspruch auf einen bestimmten Match, Ausbildungsplatz, Job, Vertrag oder Visumerfolg.

Soweit eine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO erfolgen sollte, informieren wir gesondert über Logik, Tragweite und Auswirkungen und beachten die gesetzlichen Anforderungen. Derzeit ist vorgesehen, dass wesentliche Vermittlungsentscheidungen nicht ausschließlich automatisiert erfolgen.

11. Speicherdauer und Löschkonzept

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

  • Bewerberprofile und Bewerbungsunterlagen werden grundsätzlich gelöscht oder anonymisiert, wenn die betroffene Person die Löschung verlangt, ihre Einwilligung widerruft oder der Vermittlungszweck entfällt, sofern keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.
  • Nach Abschluss oder Abbruch eines Vermittlungsprozesses prüfen wir spätestens nach 6 Monaten die weitere Erforderlichkeit der Speicherung.
  • Daten in Talentpools werden nur mit Einwilligung gespeichert und spätestens nach 12 Monaten erneut überprüft oder gelöscht.
  • Vertrags-, Rechnungs- und Zahlungsdaten werden entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen regelmäßig für 6 bis 10 Jahre gespeichert.
  • Technische Logdaten werden regelmäßig nach 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert, sofern keine längere Speicherung zur Sicherheit oder Rechtsverfolgung erforderlich ist.

Wenn Daten nicht gelöscht werden können, weil gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, wird die Verarbeitung auf diese Zwecke beschränkt.

12. Rechte betroffener Personen

Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft über die verarbeiteten personenbezogenen Daten
  • Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
  • Recht auf Löschung personenbezogener Daten
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
  • Recht auf Datenübertragbarkeit
  • Recht auf Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen
  • Recht auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft
  • Recht, nicht einer ausschließlich automatisierten Entscheidung einschließlich Profiling unterworfen zu werden, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen
  • Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde

Zur Ausübung der Rechte genügt eine Nachricht an kontakt@vialent.de.

13. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist grundsätzlich freiwillig. Bestimmte Daten sind jedoch erforderlich, damit wir ein Bewerberprofil erstellen, Matching durchführen, Unternehmen kontaktieren, Verträge erfüllen oder Zahlungen abwickeln können. Ohne diese Daten können einzelne Leistungen nicht oder nur eingeschränkt erbracht werden.

14. Minderjährige

Unser Angebot richtet sich grundsätzlich an Personen, die die rechtlichen Voraussetzungen für eine Ausbildungsbewerbung und die Nutzung digitaler Dienste erfüllen. Bei minderjährigen Bewerberinnen und Bewerbern können zusätzliche Einwilligungen der Sorgeberechtigten erforderlich sein.

15. Datensicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Veränderung oder Offenlegung zu schützen. Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkungen, Verschlüsselung, Protokollierung und regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Systeme, soweit angemessen.

16. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich unsere Dienste, eingesetzte Anbieter oder rechtliche Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf unserer Website abrufbar.