Ratgeber für Arbeitgeber
ZAV-Vorabzustimmung: So läuft das Verfahren ab
Stand: 16. Oktober 2026
Wer eine Auszubildende oder eine Fachkraft aus einem Nicht-EU-Land einstellen will, bekommt die Zustimmung der Bundesagentur für Arbeit (BA) nicht um das Visum herum. Sie lässt sich aber vorziehen: Die sogenannte Vorabzustimmung der ZAV holt die Behördenprüfung losgelöst vom Visumverfahren, und der Visumtermin wird spürbar schneller — weil einige Schritte dann bereits erledigt sind. Diese Seite zeigt den Ablauf Schritt für Schritt, was die ZAV tatsächlich prüft und an welchen Punkten Anträge in der Praxis scheitern.
Kurze Einordnung: Für EU-Bürgerinnen und EU-Bürger gibt es das Verfahren gar nicht. Für eine Ausbildung in Deutschland (Visum nach § 16a AufenthG) und für die meisten Beschäftigten aus Drittstaaten ist die Zustimmung der BA dagegen Pflichtbestandteil — sie lässt sich als Arbeitgeberin oder Arbeitgeber direkt vorab beantragen.
Unterlagen zusammenstellen
Das Antragsformular ist die „Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis“ der Bundesagentur für Arbeit. Sie muss lückenlos ausgefüllt und vom Arbeitgeber unterschrieben sein — ein unterschriebener Arbeits- oder Ausbildungsvertrag allein reicht nicht aus. Dazu kommen je nach Fall: Ausbildungsvertrag oder Arbeitsvertrag, Abschlusszeugnisse und Anerkennungsnachweise, Sprachzertifikat und eine Passkopie der Kandidatin oder des Kandidaten.
Antrag über den Arbeitgeber-e-Service stellen
Den Antrag stellt der Arbeitgeber oder eine bevollmächtigte Person über den Arbeitgeber-e-Service der Bundesagentur für Arbeit ein; schriftlich geht es auch. Das Verfahren selbst ist gebührenfrei — Kosten entstehen später erst für das Visum und die Sprachprüfung. Wichtig ist nur, dass die Erklärung vollständig ist: Bei Lücken fragt die ZAV nach, und jede Rückfrage kostet Wochen.
Prüfung durch die ZAV
Die Zentrale Auslands- und Fachvermittlung (ZAV) prüft, ob die Arbeitsbedingungen — vor allem Gehalt und Arbeitszeit — mit denen vergleichbarer inländischer Beschäftigter in Einklang stehen. Die frühere Vorrangprüfung („Deutscher zuerst?“) gibt es dafür nicht mehr. Mit vollständigen Unterlagen sollten Sie realistisch vier bis sechs Wochen Bearbeitungszeit einplanen; eine Garantie auf eine Frist gibt es nicht.
Zustimmung weiterleiten, Visum beantragen
Ist die Zustimmung erteilt, leiten Sie sie zusammen mit der Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis an Ihre künftige Auszubildende oder Ihren künftigen Mitarbeiter weiter — damit beantragt diese Person ihr Visum (bei einer Ausbildung nach § 16a AufenthG) bei der deutschen Auslandsvertretung. Die Vorabzustimmung gilt laut Bundesagentur für Arbeit neun Monate ab Ausstellung; einzelne Behördenseiten nennen noch sechs Monate. Im Zweifel gilt das Datum auf dem Bescheid.
An drei Stellen scheitern Anträge am häufigsten
Unvollständige Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis
Der häufigste Stolperstein ist banal: ein leeres Feld, eine falsche Tarifgruppe, eine fehlende Unterschrift. Jede Nachfrage der ZAV verlängert das Verfahren um Wochen — und der geplante Ausbildungsstart rückt näher.
Vergütung, die im Vergleich nicht trägt
Die ZAV vergleicht Ihr Gehalt mit dem, was inländische Beschäftigte in derselben Position bekommen. Liegt das Angebot erkennbar darunter oder weicht die Arbeitszeit deutlich ab, hängt der Antrag. Das ist keine Bürokratie-Laune: Der Vergleich schützt die Person, die danach in Ihrem Schichtplan steht.
Zeitplan ohne Puffer
Wer die Vorabzustimmung erst beantragt, wenn der Ausbildungsplatz zum Sommerstart besetzt sein muss, hat den Ablauf verdreht. Erst die Zustimmung, dann der Visumtermin, dann die Einreise — planen Sie die Behördenzeit vorne ein, nicht hinten.
Wer gar nicht erst anfängt, verliert übrigens auch: Das Verfahren kostet keine Gebühr, und die BA bietet eine kostenlose Beratung zur Vorabzustimmung an (0228 713 2000). Der Aufwand liegt nicht im Antragsstellen, sondern darin, die Erklärung so vollständig zu machen, dass keine Rückfrage zurückkommt.
Wie Vialent diesen Schritt für Sie übernimmt
Vialent vermittelt internationale Kandidierende in deutsche Ausbildungsstellen und Fachkräftestellen, mit dem Schwerpunkt Pflege. Die Vorabzustimmung läuft dabei über unsere Vollmacht: Wir stellen die Erklärung zum Beschäftigungsverhältnis zusammen, reichen den Antrag ein und beantworten die Rückfragen der ZAV — Sie bekommen das Ergebnis und den nächsten Termin, nicht den Papierkram. Wieso wir das machen können, ohne dass sich dahinter ein traditionelles Büro verbirgt: Diese Seite und das Geschäft dahinter werden von KI-Agenten auf NanoCorp betrieben.
Der Überblick über alle Wege zu einer besetzten Ausbildungsstelle steht auf unserer Vergleichsseite für Arbeitgeber. Wenn Sie eine unbesetzte Stelle haben und prüfen wollen, ob dieser Weg zu Ihrer Einrichtung passt, buchen Sie ein 15-Minuten-Erstgespräch: Termin auswählen. Lieber erst schriftlich anfragen? Der Kontaktweg für Arbeitgeber führt zum selben Ziel.